本文目录
每次起草都重新设置格式，既慢又容易走样。
先把页面设置固定
纸张、边距、装订线与行距一次性设好。用WPS文字保存到模板，新建时自动生效。
定义标题与正文样式
各级标题字号字体分别设定。用WPS文字通过样式管理，全篇统一。
预留固定栏目
主送、正文、附件、落款、抄送。用WPS文字按顺序排列，填写时不必重新想结构。
占位文字写清要求
用括号标出需要替换的内容。用WPS文字添加说明，避免漏填。
页码与页眉一并设置
位置格式提前定好。用WPS文字保存在模板中，不必每次重设。
附件区单独预留
注明名称与份数的写法。用WPS文字给出示例，使用时更清楚。
校对清单附在末尾
把常见检查项列出来。用WPS文字保存，交付前照单确认。
按文种分别建模板
通知、纪要、函各不相同。用WPS文字分类保存，取用时不容易拿错。
模板命名规范
写清文种与版本。用WPS文字统一命名，目录里一目了然。
控制模板数量
相似文种可以合并。用WPS文字精简目录，选择更果断。
更新机制要明确
规范变化时及时调整。用WPS文字注明维护人，避免长期不更新。
保留历史版本
改动较大时另存旧版。用WPS文字归档备查，便于对照。
共享目录集中存放
便于团队统一使用。用WPS文字放在公共目录，并说明用途。
新人培训用模板讲解
让他们照着填一遍。用WPS文字配合说明，上手速度更快。
定期收集使用意见
发现不便就记录。用WPS文字汇总后集中改进，模板越来越好用。
测试模板是否正常
新建一份确认样式生效。用WPS文字实际走一遍，问题提前发现。
导出示例文件
提供一份填写样例参考。用WPS文字与模板一起存放，使用更直观。
注意保密与权限
模板本身通常不涉密，但要控制编辑权限。用WPS文字设置只读，避免被误改。
归档时保留模板版本
便于追溯格式变化。用WPS文字按年份保存，长期管理更规范。
模板里写清使用说明
注明每处需要替换的内容。用WPS文字添加首页说明，新同事也能独立填写。
版本更新时通知使用者
避免有人继续用旧模板。用WPS文字在共享目录留言，更新更及时。
小结
公文模板的关键是页面、样式、栏目一次定好。用WPS文字把规范固化下来，效率和规范性可以同时提升。
