合同台账：日期提醒与状态管理

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合同分散在文件夹里，最怕的是忘记到期、忘记续签、找不到原件。集中成一张台账并设置提醒，这些问题基本都能避免。

字段设计

建议包含：合同编号、合同名称、对方单位、合同类型、签订日期、生效日期、到期日期、金额、付款方式、负责人、状态、存放位置、备注。字段完整，检索才有依据。

用下拉列表统一为待签署、履行中、即将到期、已到期、已终止。状态统一之后，筛选就能看出哪些合同需要处理。

新增一列计算剩余天数，等于到期日期减今天。用条件格式设置：剩余天数小于等于三十天标黄，小于等于七天标红。WPS里把今天的日期放在单独单元格引用，打开即自动刷新。

合同金额记总额，付款节点可以另建一张表按合同编号关联，记录期数、金额与到期日。这样既能看到总额，也能跟上每一期的进度。

实体合同写明文件柜编号，电子版写明云文档路径。两个位置都记清楚，别人接手时也能迅速找到原件，而不用满城询问。

按对方单位、合同类型、负责人员筛选，是日常最常用的三种。字段规范时，筛选就能直接定位，不必依赖记忆。

需要提醒相关方时，按即将到期筛选后生成一份清单发送。WPS里可以把筛选结果复制到新表并导出 PDF，几分钟完成一次提醒。

新增合同时立即登记；每月核对一次状态与到期情况；每年盘点一次原件。三步固定下来，台账就不会变成一份”只有存档时才打开的文件”。

合同金额可以与收款表、开票表通过合同编号关联，形成完整的履约视图。WPS里用查找函数把已收金额带到台账上，一眼就能看出还有多少未收，比翻两份表核对省事得多。

合同台账的核心是提醒与可检索。用WPS表格把字段与条件格式设置好，合同管理就从被动查找变成主动提醒。